Трудові книжки та документація з їх обліку

Основні вимоги до ведення трудових книжок викладені в
“Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і в організаціяx”, що затверджена наказом Мінпраці,
Мінюсту, Мінсоцзахисту від 29 липня 1993 р. № 58.
Трудові книжки ведуть на робітників підприємств всіх форм власності, які проробили на підприємстві більш як 5 днів. Трудова книжка не ведеться при роботі:
у підприємців, що не мають прав юридичної особи;
І з обслуговування окремих громадян (домашні господарки, няні, особисті водії, охоронці). Ця робота, що підтверджується довідкою організації-посередника, за участю якої заключений трудовий договір між наймачем та працівником.
Якщо в особи, що поступає на роботу, немає трудової книжки, її треба завести на протязі 15 днів після представлення необхідних документів.
Документи, що представляються для отримання трудової книжки:

працевлаштування вперше

1. паспорт
2. документ про освіту
3. заява

для тих, що були військовослужбовцями

Організація роботи співробітників кадрових служб

Робоче місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване так, щоб його розумові та фізичні зусилля повною мірою спрямовувалися на виконання безпосередньо функціональних обов’язків.
Робочі приміщення працівників кадрової служби з огляду на характер робіт умовно поділяють на такі зони:
— управління (робочі приміщення заступника керівника установи по роботі з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);
— робота з відвідувачами (об’єднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);
— робота з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання і видачі документів та матеріалів);
— приймальня (відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, а в разі потреби заповнити формуляри кадрових документів);
— зона конфіденційного спілкування з відвідувачами (ізольоване приміщення з інтер’єром, що сприяє довірчій розмові);

Накладна

Накладна – це обліково-фінансовий документ про приймання, видачу чи відправлення матеріальних цінностей.
Накладна є трафаретизованим документом і містить такі реквізити:

• назва установи, яка видає накладну (зверху ліворуч);
• гриф затвердження керівником установи (зверху праворуч) – підпис, печатка;
• назва виду документа, номер, дата (посередині великими літерами: НАКЛАДНА №____ від дата);
• підстава, на основі якої видано накладну;
• кому видано (назва установи або прізвище, ім’я, по батькові приватної особи);
• від кого (назва установи або штамп установи, її адреса, телефон, поточний рахунок);
• трафаретизований текст: позначення кожної графи таблиці;
• підпис матеріально відповідальної особи, яка передала матеріальні цінності (відправника);
• підпис матеріально відповідальної особи, яка прийняла матеріальні цінності (одержувача);
• замість грифу затвердження можуть бути підписи керівника і головного бухгалтера в кінці накладної.

Ведення карток та книг обліку

Картки обліку осіб, зарахованих до кадрового резерву, складають картотеку резерву, в середині якої формуються розділи, що відповідають затвердженим номенклатурам посад. Розділи картотеки резерву кадрів за номенклатурами поділяються на групи за конкретними посадовими ознаками кандидатів на висування. Картки обліку осіб, зарахованих до резерву кадрів, крім соціально-демографічних даних претендентів, містять відомості про підвищення їхньої кваліфікації та загальноосвітнього стажування, виконання спеціальних доручень.
У відділі кадрів складають також списки резерву кадрів на просування.
Ці списки підлягають затвердженню та узгодженню з вищою організацією.
Резерв кадрів для державної служби створюється для заміщення посад державних службовців, а також для просування їх по службі. Формування кадрового резерву повинне забезпечити добір працівників, які мають професійні навички, що грунтуються на сучасних спеціальних знаннях і аналітичних здібностях, для прийняття та успішної реалізації управлінських рішень. Перебування працівника у кадровому резерві може припинитися з його власної ініціативи або за вмотивованою пропозицією керівника відповідного державного органу. Виключення із списків кадрового резерву оформляється наказом чи розпорядженням керівника.
Робота, що поводиться з особами, зарахованими до резерву кадрів, має сприяти підвищенню професійного рівня працівників та підготовці їх до виконання функцій на майбутній посаді.

За матеріалами сайту “Управлінське, кадрове та загальне документознавтсво”

Оформлення заяв

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.
Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали, домашню адресу і телефон не вказує.
Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду, її також пишуть на трафаретному бланку, або на чистому аркуші паперу.